De stapel binnengekomen post groeit. Je mailbox puilt uit. En waar sommige brieven gebleven zijn… Eerlijk gezegd heb je geen idee. En hoe langer je de post laat liggen, hoe meer je ertegen op gaat zien om het op te pakken. En hoe meer er blijft liggen, hoe groter de kans dat het (vervelende) consequenties heeft.

Er zullen best een aantal mensen zijn die zich hier in herkennen. Hoe krijg je jezelf zover om die groeiende stapel brieven tóch bij elkaar te rapen en weer een start te maken met overzicht krijgen in je administratie? We nemen je mee in een paar tips die je op weg kunnen helpen.

Inplannen maar!

Misschien een open deur: maar ook de administratie kan je inplannen. Plan een vast moment in de week waar je een half uur tot een uurtje reserveert om écht even aan je administratie te gaan zitten. En het mooiste: als je je administratie op deze manier bijhoudt, wordt de tijd die je wekelijks nodig hebt steeds korter!

Hoe ga ik aan de slag?

Het is je gelukt. Je zit er klaar voor! Maar je ziet door de bomen het bos niet. Hoe maak je een start? Hieronder wat tips om aan de slag te gaan.

Stap 1: Verzamel alle binnengekomen post en mails

Leg binnengekomen post op een vaste plek in huis en verzamel digitale post in een aparte map. Zo hoef je niet elke week op zoek om alles te verzamelen.

Stap 2: Open alle brieven en mails en verdeel deze in drie categorieën

  • Categorie A: hier hoef ik niks mee en kan weg (bijvoorbeeld reclame). Gooi deze gelijk weg. Opgeruimd staat netjes!
  • Categorie B: hier hoef ik niks mee, maar moet ik wel bewaren (informatieve mails over abonnementen, wijzigingen in overeenkomsten, etc.).
  • Categorie C: hier moet ik actie op ondernemen.

Stap 3: Onderneem actie op de post waar je iets mee moet (het stapeltje van categorie C)

Misschien heb je geen zin, maar echt waar: pak dit gelijk op! Je hebt nu een momentje ingepland, maak hier gebruik van. Anders blijft het waarschijnlijk weer liggen en baal je er later extra hard van. Pleeg de telefoontjes, maak de openstaande bedragen over, stuur die mail. Gedaan is mooi gedaan. Zijn er acties die je nog niet op kan pakken maar die in de (nabije) toekomst wel moeten? Noteer dit bijvoorbeeld in je agenda, zodat je het niet vergeet.

Stap 4: Overzicht creëren én houden

Als het goed is, is alle post nu geopend, zijn mails waar je niks mee hoeft weggegooid en heb je actie ondernomen op de brieven waar je iets mee moest. Wat overblijft zijn brieven en mails waar je niks (meer) mee hoeft, maar die je wel wilt bewaren. Om in de toekomst bepaalde brieven/mails makkelijk weer terug te vinden en te weten welke actie je eventueel hebt ondernomen, kun je het volgende doen:

  • Op de mails en brieven waar je actie op hebt ondernomen maak je een aantekening met onder andere: welke actie heb je ondernomen, de datum waarop je de actie hebt ondernomen en wie je eventueel gesproken hebt tijdens een telefoontje. Dit kan je natuurlijk aanvullen met dingen die jij handig vindt om te noteren.
  • Brieven berg je op in een fysieke map met tabbladen, zo ingedeeld dat het voor jou logisch is om ze terug te vinden. Bij de Action haal je al voor een klein bedrag een map en tabbladen. Weet je niet wat voor jou een handige manier is om jouw map in te delen? Het Nibud heeft hiervoor een tabbladenset.
  • In jouw mailbox kun je dezelfde mappen aanmaken als tabbladen in de fysieke map.

Als laatste is het slim om 1x per jaar je fysieke map en mailmappen na te lopen. Misschien zijn er inmiddels brieven of mails die weg kunnen. Zo houd je de administratie beperkt en overzichtelijk.

Het lijkt misschien veel werk, maar als je het bijhoudt ben je wekelijks vaak niet meer dan een kwartiertje bezig!

Ik kom er echt niet uit!

Misschien is de stapel post inmiddels zo opgelopen dat je jezelf er écht niet toe kan zetten om een start te maken. Of misschien heb je al wel een start gemaakt, maar heb je geen idee waar de brieven die je binnenkrijgt over gaan. Misschien puilen je mappen uit, maar durf je niks weg te gooien. Er kan altijd een reden zijn waarom het toch niet lukt. Dus daarom onze laatste, maar misschien wel belangrijkste tip: vraag om hulp!

Om hulp vragen is zo makkelijk nog niet. We willen anderen niet belasten, of schamen ons dat het niet lukt om in dit geval de administratie zelf bij te houden. Maar echt: de consequenties van het niet bijhouden van administratie kunnen veel vervelender zijn. Daarnaast blijkt dat mensen die anderen helpen zichzelf ook gelukkiger voelen. Dus eigenlijk help jij met je vraag ook de ander. Dus vraag die vriend(in), buurman of -vrouw, dat familielid of iemand anders in je omgeving of hij/zij een keer of met regelmaat met jou wil meekijken. Samen komen jullie vast een stuk verder!

Hulp bij administratie

Mocht je jouw omgeving niet kunnen/willen vragen of kan jouw omgeving je niet verder helpen? Ook bij vragen over je administratie kan je bij Goed Gereld Arnhem terecht. We zorgen dat iemand jou bijvoorbeeld ondersteunt bij het opzetten en bijhouden van jouw administratie! Stel jouw vraag via het contactformulier, bel met 026 – 21 27 999 of loop binnen op één van onze inloopspreekuren.